A rotina de qualquer time de tecnologia hoje gira em torno de diversos contratos de softwares como serviço, os famosos SaaS. São sistemas para comunicação, gestão, segurança, produtividade e muitos outros. Fazem parte do dia a dia. Só que o efeito colateral é inevitável: licenças duplicadas, ferramentas sem uso, orçamentos imprevisíveis, renovação automática esquecida. Você já parou para pensar quanto dinheiro pode estar indo pelo ralo simplesmente por falta de um controle centralizado?
Vamos falar de exemplos reais. Um estudo da USP e da UnB estimou que o setor público brasileiro gastou ao menos R$ 23 bilhões com licenças, nuvem e segurança de 2014 a 2025, e só entre 2024 e 2025, mais de R$ 10,35 bilhões foram gastos com produtos internacionais, mostrando como a ausência de gestão eficaz amplia os desperdícios e prejudica investimentos mais estratégicos (estudo da USP e da UnB). O desperdício é invisível, mas gigantesco.
Neste artigo, vou mostrar um roteiro claro de como gerenciar contratos SaaS visando redução de custos, controle de renovação, identificação de licenças não utilizadas e eliminação de sobreposições. Não é apenas para grandes corporações, empresas de todos os tamanhos sentem, e muito, esses impactos.
Desperdício em SaaS não é exceção, é regra sem boa gestão.
Comece pelo inventário: catalogar é enxergar
O primeiro passo costuma parecer óbvio, mas quase ninguém faz direito. Mapear todos os contratos SaaS, independente do tamanho da equipe, revela surpresas para qualquer gestor.
- Liste todos os contratos ativos, informando período de vigência, valor negociado, responsáveis internos e recursos contratados.
- Inclua experimentais, gratuitos e integrados: soluções pequenas e “temporárias” muitas vezes são renovadas inadvertidamente.
- Relacione suas integrações: um sistema pode consumir diversas APIs ou módulos pagos à parte.
- Inclua licenças adquiridas por diferentes áreas: não se limite só à TI, pois SaaS de RH, marketing, vendas e demais setores são frequentes.
Esse inventário deve ser atualizado com frequência. De preferência, centralizá-lo, assim, novos contratos precisam passar pela mesma base antes de serem adquiridos, reduzindo riscos e redundâncias.
Centralizar contratos: eficiência no controle e na negociação
Manter contratos espalhados em diferentes setores prejudica qualquer tentativa de controlar os gastos. Quando as áreas compram, renovam ou expandem licenças isoladamente, as chances de pagar caro aumentam exponencialmente.
- Centralize a gestão dos contratos SaaS em uma plataforma ou rotina compartilhada, concentrando responsáveis e histórico de negociações.
- Uma política de centralização viabiliza acesso a condições comerciais melhores em lotes maiores ou contratos por volume.
- A área responsável tem mais poder de barganha, seja para descontos em licenças novas, upgrades ou renegociações.
O Ministério da Gestão e da Inovação firmou um acordo que pode reduzir em até 26,67% o teto de contratos de software, citando o potencial das compras centralizadas para economizar e evitar burocracia. O modelo vale ainda mais no setor privado, dando transparência sobre contratos e reduzindo sobreposições.
Todo contrato centralizado é uma chance de economizar e evitar dor de cabeça futura.
A importância de auditar o uso regularmente
Inventário pronto, contratos centralizados, o próximo desafio é o uso real das licenças. Quantas soluções têm acesso concedido, mas ninguém mais utiliza? Quantas licenças premium poderiam ser downgradeadas? Sem auditoria frequente, é impossível saber.
- Revise mensalmente o uso efetivo das licenças. Ferramentas que permitem rastrear atividade revelam rapidamente onde estão os gargalos.
- Consulte relatórios internos e, se possível, logs das próprias plataformas SaaS para identificar contas ociosas ou módulos não explorados.
- Verifique licenças atribuídas a funcionários desligados ou setores desativados. Não é raro equipes mudarem sem comunicar a TI.
- Se identificada subutilização, considere redistribuir acessos antes de solicitar compras novas.
Esse processo detecta rapidamente desperdícios e prepara o terreno para cortes sem traumas. E, principalmente, evita o clássico medo das equipes de “ficarem sem”, mantendo só o necessário.
Consolidação de ferramentas: eliminando sobreposições
Com inventário e auditoria em mãos, chega a parte prática: cortar o excesso. Ao longo dos anos, é comum empresas acumularem soluções diferentes com funções muito semelhantes.
- Ferramentas de gestão de projetos, comunicação ou armazenamento são exemplos típicos de sobreposição.
- Liste tudo o que tem funcionalidades duplicadas.
- Converse com as equipes sobre reais necessidades: diversidade é útil, mas exagero só gera gastos desnecessários.
- Consolide soluções sempre que possível, privilegiando aquelas com mais integrações ou aderência entre os usuários.
- Negocie upgrades em sistemas principais para cobrir funcionalidades de outras ferramentas menores, reduzindo contratos paralelos.
Menos contratos, menos renovação esquecida, menos surpresas no orçamento.
Muitos esquecem, mas essa etapa raramente causa impacto negativo no trabalho do time. Muitas vezes, a equipe comemora finalmente um sistema único, mais simples de usar.
Se quiser aprofundar sobre integração de sistemas SaaS no dia a dia corporativo, confira este guia no blog da Movitera.
Alertas automáticos e revisão contratual programada
No início pode parecer burocrático, mas o hábito de configurar alertas para vencimento e renovação automática faz toda a diferença. Muitos contratos SaaS são renovados sem necessidade, só porque alguém esqueceu de checar o uso.
- Registre as datas de renovação de cada contrato em um calendário compartilhado.
- Configure alertas automáticos para serem disparados pelo menos 30 dias antes do fim do ciclo vigente.
- Inclua lembretes para revisão das cláusulas e negociação de valores, evitando “pegadinhas” em reajustes automáticos.
- A cada ciclo, avalie o histórico de uso e decida conscientemente sobre upgrade, downgrade, cancelamento ou renovação.
A transparência nesses prazos permite que equipes planejem e questionem contratos. Não raro, só o alerta já motiva questionamentos internos e prevenção de desperdícios.
Governança de TI: políticas para aquisição consciente
Nenhum controle resiste sem uma política clara de governança de TI, ou seja, diretrizes que balizam como contratos SaaS serão analisados, aprovados, auditados e renovados.
- Defina regras para requisitar novas soluções: aprovação central, justificativa de uso, orçamento pré-definido, integração com sistemas legados.
- Estabeleça comitês periódicos de revisão, onde novas necessidades, renovações e cancelamentos sejam discutidos abertamente entre TI e demais setores.
- Garanta que todas as aquisições estejam documentadas e passem pelo inventário geral.
Essas políticas reduzem a chamada “TI sombra”, quando áreas fogem do controle oficial e contratam SaaS próprios sem acompanhamento, gerando custos ocultos e riscos de segurança elevados. Inclusive, temos um conteúdo sobre custos ocultos em TI que vale conhecer.
Política de TI reduz desperdício e traz previsibilidade para o orçamento.
Vale lembrar ainda que, tendo uma rotina de acompanhamento documentada, os times ficam tranquilos. Não há “caça às bruxas”: o objetivo é garantir só o necessário, no momento adequado.
Controle centralizado e automação: fim do desperdício, sem travar equipes
Por vezes, existe o medo de perder flexibilidade ao centralizar contratos SaaS. Mas a experiência mostra justamente o contrário: centralização inteligente libera equipes das tarefas operacionais e evita gastos inesperados.
- Plaformas como a da Movitera integram cofre de senhas, gestão de fornecedores, acompanhamento de atividades recorrentes e abertura de tickets em um só lugar, simplificando processos para a equipe de TI.
- A automação reduz chances de erros humanos: notificações de renovação, auditorias de uso periódicas e relatórios unificados tornam o sistema previsível.
- Proatividade na análise de contratos impede longos debates de última hora para evitar o corte de um serviço crítico.
- Equipes não são impactadas negativamente: ao contrário, o controle central reduz dúvidas, “apagões” e libera tempo para ações realmente estratégicas.
A previsibilidade de gastos evita sustos no orçamento e permite até antecipar oportunidades. Inclusive, entender os ciclos de demanda dos times de tecnologia pode ajudar muito nessa redução. No artigo sobre como prever gargalos operacionais tem dicas práticas nesse sentido.
Exemplo prático: redução de custos sem trauma
Vamos imaginar uma empresa média que mantinha 14 contratos SaaS no inventário, totalizando mais de R$ 80 mil anuais. Após o inventário e auditoria:
- Foram detectados três sistemas diferentes de gerenciamento de tarefas com funções similares.
- Metade das licenças premium estava sem uso pelos principais gestores, que haviam mudado de setor.
- Dois contratos estavam renovando automaticamente com valores acima do praticado no mercado.
Após consolidação, upgrade de solução principal e negociação de valores, os custos anuais caíram para R$ 52 mil, uma economia na casa dos 35%. E ninguém da equipe perdeu recursos necessários. A diferença estava na transparência e frequência do processo, aliado a controles simples mas eficientes.
Desperdício de SaaS só aparece quando você finalmente enxerga.
Conclusão: traga a gestão SaaS para perto do seu time
O desperdício em contratos SaaS não vem de má intenção ou desleixo, surge das rotinas aceleradas e da falta de visibilidade. Inventariar, centralizar, auditar e automatizar geram economia real. Criar políticas claras dá segurança para times e previsão para gestores. E com plataformas como a Movitera, a gestão fica natural, integrada com o fluxo de TI, permitindo que a tecnologia seja aliada do controle orçamentário.
Se você quer transformar a gestão de contratos SaaS em sua empresa, evitar desperdícios sem atrapalhar o ritmo dos times, conheça como a Movitera pode ser sua aliada. Chegou a hora de assumir o controle de verdade, sua TI, seu orçamento e seu futuro agradecem.
Perguntas frequentes sobre redução de custos e gestão de contratos SaaS
Como reduzir custos com contratos SaaS?
A melhor forma de reduzir custos com contratos SaaS é realizar um inventário detalhado de todas as soluções contratadas, identificar redundâncias e uso subaproveitado, consolidar ferramentas semelhantes, negociar valores e centralizar o controle das renovações. Automatize avisos sobre vencimentos e envolva os times nas definições do que realmente é prioritário. Aplicando auditorias regulares e governança, é possível eliminar desperdícios sem prejudicar equipes.
Quais erros evitar ao gerenciar SaaS?
Os principais erros são: deixar contratos espalhados em diferentes áreas, não acompanhar o uso das licenças, deixar a renovação automática rolar sem revisão, adquirir ferramentas duplicadas com funções próximas e não implantar políticas claras de gestão. Falta de comunicação entre setores e ausência de controle centralizado favorecem a chamada TI sombra, que multiplica riscos e custos.
Como identificar desperdícios em contratos SaaS?
É preciso cruzar informações do inventário de contratos com logs de uso das plataformas, sempre auditando licenças ativas, contas sem acesso recente e serviços contratados em duplicidade. Ferramentas centralizadoras e relatórios automáticos ajudam a localizar gargalos. Fique atento às solicitações de novas licenças enquanto antigas permanecem sem uso.
É seguro centralizar o controle dos contratos?
Sim, a centralização não só aumenta a visibilidade sobre todos os serviços utilizados como ainda reduz riscos de acesso não autorizado, desperdícios e falhas de segurança. Com plataformas adequadas e políticas definidas, a empresa pode proteger dados, evitar licenças esquecidas e garantir renovação apenas do necessário, mantendo a rotina dos times protegida e sob controle.
Quais ferramentas ajudam no controle de SaaS?
Ferramentas que unem inventário de contratos, gestão de fornecedores, rastreamento de uso, auditoria, alertas automáticos e centralização das contratações, permitem enxergar rapidamente os pontos de ajuste. A Movitera, por exemplo, automatiza e simplifica todas essas rotinas, entregando relatórios e controle em um só lugar, ajudando empresas a evitar a TI sombra e transformar o controle de SaaS em algo fluido para o time de tecnologia.
